Antes de que comience el proceso oficial de certificación, el establecimiento manifiesta su interés en obtener la certificación Llave Verde.

Proceso de solicitud

- El establecimiento se pone en contacto con Llave Verde para manifestar su interés.

• Los establecimientos ubicados en países que cuentan con un operador nacional de Llave Verde deben ponerse en contacto con su operador nacional de Llave Verde para incorporarse al programa. En el caso de España, llaveverde@adeac.es

• Los establecimientos ubicados en países que no cuentan con un operador nacional de Llave Verde deben ponerse en contacto con Green Key International.

Llave Verde evalúa la elegibilidad del establecimiento para participar en el programa. Los establecimientos que cumplen los requisitos reciben:

• Información sobre los criterios y el proceso de certificación.

• Detalles sobre la documentación requerida.

• Acceso al formulario de solicitud en línea.

Requisitos de la solicitud

El establecimiento debe:

• Cumplimentar el formulario de solicitud en línea.

• Presentar la documentación justificativa requerida.

• Firmar y devolver el acuerdo de certificación.

• Abonar la cuota de Llave Verde (tasa de participación).

Llave Verde revisa la documentación presentada para comprobar que se ha facilitado toda la información requerida y confirmar el alcance de la certificación.

Nota: Algunos países establecen plazos de solicitud fijos, mientras que otros aceptan solicitudes durante todo el año. Para obtener más información, ponte en contacto con la entidad responsable de la gestión de Llave Verde en tu país.

Una vez revisada la solicitud, se asigna un auditor externo independiente para llevar a cabo una auditoría de certificación in situ en el establecimiento.

Programación de la auditoría

El auditor se pone en contacto con el establecimiento para acordar la fecha de la auditoría.

El establecimiento solicitante debe abonar la cuota anual del organismo de certificación, así como los costes del auditor.

Antes de la auditoría in situ, Llave Verde facilita al auditor toda la documentación de la solicitud.

Proceso de auditoría

La auditoría de certificación in situ suele incluir las siguientes fases:

1. Reunión de apertura.

2. Verificación documental (que también puede realizarse con antelación).

3. Inspección visual del establecimiento.

4. Resumen de la auditoría y reunión de cierre.

La auditoría suele durar entre 2 y 6 horas, en función del tamaño del establecimiento y del número de empleados.

Tras la auditoría, el auditor elabora un informe de auditoría en el que se describen los resultados y las conclusiones.

Posibles resultados

A. Cumplimiento total

- El informe de auditoría se envía al organismo de certificación para su revisión final y la toma de una decisión.

B. Entre 1 y 5 no conformidades

• El establecimiento debe presentar pruebas o documentación adicional que permitan subsanar las no conformidades detectadas.

• La documentación debe presentarse en un plazo máximo de dos meses.

• El auditor revisa las pruebas adicionales y envía el informe de auditoría al organismo de certificación para su revisión final y la toma de una decisión.

C. Más de 5 no conformidades

• El establecimiento debe presentar documentación adicional y someterse a una auditoría de seguimiento presencial.

• La documentación debe presentarse en un plazo máximo de dos meses.

• El auditor revisa las pruebas adicionales, realiza la auditoría de seguimiento y envía el informe de auditoría al organismo de certificación para su revisión final y la toma de una decisión.

• Importante: el establecimiento deberá asumir los costes adicionales de la auditoría y los gastos de desplazamiento.

Una entidad independiente (organismo de certificación) revisa el informe final de auditoría y decide si el establecimiento cumple plenamente los criterios exigidos por Green Key.

Llave Verde comunica la decisión al establecimiento.

Si se concede la certificación, Llave Verde emite y envía el certificado, con una validez de dos años.

Durante el periodo de certificación, el establecimiento debe cumplir de forma continuada los requisitos de Llave Verde.

Si el establecimiento no puede mantener dicho cumplimiento, deberá informar inmediatamente a Llave Verde para que la certificación pueda quedar suspendida temporalmente.

Gestión de reclamaciones

Si se reciben reclamaciones durante el periodo de certificación:

• El establecimiento debe responder a las consultas del organismo de certificación.

• Si se confirma la reclamación, el establecimiento deberá corregir las no conformidades detectadas.

• La certificación podrá permanecer suspendida hasta que se restablezca el cumplimiento de los requisitos.

Actividades de seguimiento

Entre los 8 y los 14 meses posteriores a la obtención de la certificación, el establecimiento deberá someterse a actividades de seguimiento.

Estas actividades incluyen la presentación de documentación actualizada que demuestre el cumplimiento continuado de una selección de criterios de Llave Verde, determinados por la propia organización.

Si durante las actividades de seguimiento se detectan no conformidades:

• El establecimiento deberá corregir los incumplimientos detectados.

• La certificación podrá permanecer suspendida hasta que se restablezca el cumplimiento de los requisitos.

Además, para mantener la certificación, los establecimientos certificados deberán abonar la cuota anual de Llave Verde (tasa de participación) y la cuota anual del organismo de certificación.

Aproximadamente entre 6 y 8 meses antes de que caduque el certificado, Llave Verde se pone en contacto con el establecimiento para animarlo a renovar la certificación.

Para renovar la certificación, los establecimientos deben completar de nuevo los siguientes pasos:

• Paso 1: Solicitud.

• Paso 2: Auditoría.

• Paso 3: Decisión sobre la certificación.

Para renovar la certificación, los establecimientos deben demostrar un mayor grado de cumplimiento de los criterios de Llave Verde, tal como se indica en la página de criterios de Green Key.

También puedes consultar el documento con el calendario del proceso de certificación Green Key, donde encontrarás una visión general de todo el proceso.